Waar moet een goede debiteurenadministratie aan voldoen?

 

Zorgen dat je debiteuren tijdig betalen is altijd een redelijk arbeidsintensief en soms frusterend traject. Het komt nu eenmaal veel voor dat bedrijven te laat betalen. Dit kan tot gevolg hebben dat je financiële middelen tekort komt om aan je eigen verplichtingen te voldoen met eventueel ernstige gevolgen. Van belang is dus om je debiteurenadministratie goed op de rit te hebben. Dit levert inzicht op die je weer mogelijkheden geeft om snel te handelen bij het overschrijden van betalingstermijnen. Maar hoe krijg je deze debiteurenadministratie nu goed op de rit? In dit blog vertellen we je graag hoe je dit goed organiseert.

Organiseren debiteurenadministratie binnen je bedrijf

Belangrijk is allereerst dat iemand zich er verantwoordelijk voor voelt als je als ondernemer niet zelf de debiteurenadministratie doet. Als dat niet het geval is dan zal er over het algemeen onvoldoende focus zijn op deze activiteiten met meestal een oplopende debiteurentermijn tot gevolg. Ander belangrijk element is dat er een goed systeem of software is. Hiermee moet er gefactureerd kunnen worden en je moet ermee kunnen volgen of de betreffende factuur betaald is. Veel systemen kunnen een realtime inzicht geven in of er betaald is. Zo heb je dus ook direct inzicht of een betalingstermijn wordt overschreden. Daarnaast is het heel praktisch al je vervolgacties ook vanuit dit systeem kunt regelen. Bijvoorbeeld het versturen van een herinneringsfactuur. Deze verstuur je meestal binnen vijf dagen na het overschrijden van de betalingstermijn. Doordat je alles vanuit dit systeem doet bouw je ook binnen dit systeem je dossier netjes op. Dat kan later goed van pas komen. In dit dossier komen op een later moment nog vervolgstappen als betaling uitblijft. Denk aan het telefonsich contact opnemen en het versturen van de laatste aanmaning. Na dit vindt meestal de overdracht plaats naar het incassobureau. Die overigens dan ook om het opgebouwde dossier zal vragen.

Wat doet het incassobureau

Het incassobureau zal meestal starten met een minnelijke incassoprocedure. Dit is ook weer het aanschrijven en bellen van je debiteur. Dit kan vaak al helpen omdat een incassobureau per definitie bij de debiteur toch wat meer dwang oproept om de factuur te betalen. Mocht dit toch niet helpen dan wordt vaak een juridische incassoprocedure gestart. Via een vonnis worden er dan juridische middelen ingezet om grip te krijgen op de betreffende vordering. Denk bijvoorbeeld aan het leggen van beslag op vermogensbestanddelen van de debiteur.